Freelance çalışmak, özgürlük ve esneklik sağlarken bazı yasal ve finansal yükümlülükleri de beraberinde getirir. Özellikle gelirini yasal olarak belgelemek ve vergilendirme süreçlerini doğru yönetmek, profesyonel bir kariyer için kritik öneme sahiptir. Bu makalede, freelance çalışanların fatura kesme ve muhasebe süreçlerini kapsamlı bir şekilde ele alacağız.
1. Fatura Kesmek için Şirket Kurulumu
Fatura kesmek, freelance çalışanların müşterilerine sundukları hizmetleri resmileştirmeleri için gereklidir. Ancak, bireysel bir çalışan olarak doğrudan fatura kesemezsin. Bunun için bir şirket kurman gerekir.
Şirket Türleri ve Seçim Kriterleri
Freelancerlar genellikle aşağıdaki şirket türlerinden birini tercih eder:
Şahıs Şirketi:
Kurulumu kolay ve düşük maliyetlidir.
Gelir vergisi dilimlerine göre kazanca bağlı olarak vergilendirilir.
Kapanışı diğer şirket türlerine göre daha az zahmetlidir.
Limited Şirket:
Orta ve uzun vadede daha profesyonel işler için uygundur.
Kuruluş maliyetleri yüksektir.
Yıllık zorunlu defter tasdiki ve mali müşavir giderleri yüksektir.
Eğer freelance işlerin başlangıç aşamasındaysa ve gelirlerin düzenli değilse, şahıs şirketi senin için en uygun seçenek olacaktır.
Şirket Kurma Süreci
1. Vergi Dairesine Başvuru: Vergi dairesine şahıs veya limited şirket başvurusunda bulunabilirsin. Gerekli belgeler arasında kimlik fotokopisi, ikametgâh ve iş yeri adresi bilgisi bulunur.
2. Mali Müşavir ile Anlaşma: Süreçte profesyonel destek almak işleri hızlandırır ve doğru ilerlemeni sağlar.
3. E-Fatura ve E-Arşiv Sistemi: Geleneksel fatura kesmek yerine e-fatura sistemine geçiş yapmak daha avantajlıdır.
2. Fatura Kesme Süreci
Şirketini kurduktan sonra müşterilerine fatura kesebilirsin. Fatura, yapılan işin veya satılan hizmetin detaylarını içerir ve şu bilgileri taşır:
Fatura numarası
İşin açıklaması (örneğin: "Web tasarım hizmeti")
Hizmet tutarı ve KDV oranı (genellikle %18)
Alıcı ve gönderici bilgileri (şirket unvanı, vergi numarası, adres)
E-Fatura Avantajları:
E-fatura sistemi, özellikle freelance çalışanlar için büyük kolaylık sağlar. Çevrim içi bir platform üzerinden fatura düzenleyebilir, gönderebilir ve saklayabilirsin. Ayrıca, kağıt fatura maliyetlerinden tasarruf edersin.
Fatura Keserken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Faturada belirtilen tutarın vergi oranlarını doğru yansıtması gerekir.
Hizmet karşılığında ödeme aldıktan hemen sonra faturanı düzenlemelisin.
Yasal olarak, bir hizmet sunduğun anda fatura kesme zorunluluğun bulunur.
3. Muhasebe Süreçleri ve Vergiler
Freelance çalışırken gelirlerin düzenli olarak vergilendirilir ve yasalara uygun şekilde raporlanır. Muhasebe süreçlerinde dikkat edilmesi gerekenler şunlardır:
Vergiler
1. Gelir Vergisi:
Şirketin yıllık kazancına göre belirlenir.
Şahıs şirketi için gelir vergisi dilimleri %15 ile %40 arasında değişir.
2. KDV (Katma Değer Vergisi):
Genellikle sunduğun hizmete %18 oranında eklenir.
Her ay KDV beyannamesi verilmesi gerekir.
3. Stopaj Vergisi:
Bazı durumlarda müşteriler, hizmet aldıkları freelance çalışan için stopaj vergisi öder. Bu durumda, müşterin ödemen gereken vergiyi tahsil edip devlete iletebilir.
Gelir ve Gider Takibi
İşletme giderlerini (örneğin internet, ekipman, ofis masrafları) düzenli olarak kaydet.
Gelir-gider takibi, ödenecek vergi miktarını düşürmek için önemlidir. İşletme masraflarını vergiden düşebilirsin.
Muhasebe Yazılımları
Freelance çalışanlar için muhasebe yazılımları, tüm bu süreçleri kolaylaştırabilir. Kullanabileceğin popüler araçlar:
Paraşüt: Türkiye’de fatura kesmek ve gelir-gider takibi için ideal.
QuickBooks: Küresel kullanıcılar için kapsamlı bir muhasebe yazılımı.
Wave: Ücretsiz faturalama ve muhasebe sistemi.
4. Profesyonel Destek Almak
Freelance çalışırken muhasebe süreçlerini kendin yönetmek mümkün olsa da, bir mali müşavirle çalışmak işleri kolaylaştırır. Özellikle vergi beyannameleri ve giderlerin raporlanması gibi karmaşık işlemler için profesyonel bir destek almak uzun vadede zaman ve maliyet tasarrufu sağlar.
5. Sıkça Sorulan Sorular
Fatura kesmeden çalışabilir miyim?
Eğer bireysel olarak çalışıyor ve fatura kesmiyorsan, yaptığın işin yasal olarak tanınması zor olabilir. Ayrıca, müşteri ile yaşanabilecek sorunlarda hak iddia etmen zorlaşır.
Vergilerimi nasıl takip ederim?
Vergi yükümlülüklerini düzenli takip etmek için bir muhasebe yazılımı veya mali müşavirle çalışabilirsin. Bu, vergi cezalarından kaçınmana yardımcı olur.
E-fatura mı, kağıt fatura mı?
E-fatura, çevre dostu ve pratiktir. Özellikle freelance çalışanlar için daha az maliyetlidir ve dijital olarak saklanabildiği için güvenlidir.
Sonuç olarak, freelance çalışırken fatura kesme ve muhasebe süreçlerini doğru bir şekilde yönetmek, hem müşterilerinle profesyonel bir ilişki kurmanı sağlar hem de işlerini yasal zemine oturtur. Şirket kurma, fatura düzenleme, vergi yönetimi ve muhasebe süreçlerinde profesyonel araçlar ve uzman desteği kullanarak bu süreci kolaylaştırabilirsin.